1

2

3

4

5

 

Prowadzenie biura księgowego w dobie elektronicznych księgowych

W ciągu ostatnich lat na rynku pojawiało się wiele tzw. elektronicznych księgowych. Były i są one nadal w mniemaniu wielu osób poważną konkurencją dla biura księgowego. Tymczasem okazuje się, że takowe przekonanie jest błędne. Tradycyjne biuro księgowe ma w porównaniu ze swym elektronicznym zamiennikiem wiele zalet które warto zamieścić poniżej. Na początku jednak zastanówmy się czym jest ta elektroniczna księgowa. Otóż jest to program bądź strona WWW, która posiada różne aplikacje umożliwiające wykonywanie operacji rachunkowo – księgowych. Programy te są oczywiście dosyć drogie. Warto wspomnieć, że ich twórcy zazwyczaj dają pierwszy miesiąc korzystania z tegoż programu za darmo. W porównaniu jednak z prawdziwym biurem rachunkowym rozwiązanie to ma wiele wad. Jeśli bowiem korzystamy z usług biura rachunkowego, kontaktujemy się z żywym człowiekiem, który w krytycznej sytuacji może nam poradzić co mamy zrobić. W przypadku zaś księgowej komputerowej nie można zwykle poradzić się niczego, co nie będzie zapisane w programie. Oznacza to równocześnie, że do obsługi takiego programu potrzebujemy większej wiedzy rachunkowej. Biuro księgowe to też brak możliwości pomyłki podczas wykonywania posunięć gospodarczych. Jeśli bowiem oddamy niepoprawne dokumenty do prawdziwego biura zawsze możemy liczyć na czyjąś pomoc. W przypadku zaś formy elektronicznej na taką pomoc raczej nie mamy co czekać.

Do kogo kierować ofertę naszego biura księgowego?

Prowadząc biuro księgowe zastanawiamy się do kogo głównie kierować naszą ofertę. Niestety nie zawsze jesteśmy w stanie dokładnie odnaleźć grupę docelową która będzie najbardziej dla nas odpowiednia. Wydaje się jednak, że w przypadku prowadzenia działalności biura księgowego najlepiej będzie gdy nasza działalność zostanie skierowana głównie ku początkującym przedsiębiorcom. Dlaczego najlepiej wybrać tą właśnie grupę? Ponieważ to ona najczęściej wybiera usługi biur księgowych. Dzieje się tak z kilku powodów. Po pierwsze zawiłość polskiego systemu podatkowego i prawnego zmusza nowych przedsiębiorców do korzystania z usług wykwalifikowanych księgowych. Po drugie zatrudnienie własnej księgowej jest bardzo problematyczne. Nie dość, że rodzi ono kolejne problemy z wieloma dokumentami, wnioskami itp., to jeszcze zmusza danego przedsiębiorcę do poniesienia ogromnych kosztów finansowania tejże właśnie osoby. Po trzecie osoba rozpoczynająca działalność gospodarczą nie ma czasu na to, by jeszcze zajmować się księgowością. Woli ona ponieść konkretne wydatki z tym związane, niż samej zadawać sobie trud poznawania wszystkich przepisów i jednoczesnego ich stosowania. Dlatego więc warto kierować swoje oferty do takich podmiotów. Można na przykład w rozmaitych uczelniach rozwieszać ulotki z ofertą naszego biura, i w ten sposób zachęcać młodych przedsiębiorców do współpracy z nami. Takie postępowanie w dłuższej perspektywie przyniesie nam wielu klientów i duże przychody.

Jak urządzić biuro księgowe?

Każdy lubi przebywać w ładnym i schludnym miejscu. Taka maksyma odnosi się do każdego człowieka. Obowiązuje jednak ona przede wszystkim w rozmaitych siedzibach firm i innych przedsiębiorstw. Również w przypadku biur księgowych, ich wnętrza muszą być starannie dobrane. Wnętrze takiego biura musi się charakteryzować kilkoma podstawowymi cechami. Po pierwsze, musi ono być schludne. Klient wchodzący do takiego wnętrza musi się czuć komfortowo i wygodnie. Nie może na przykład potykać się o rozmaite wystające rzeczy, które skutecznie mogą uniemożliwić mu poruszanie się. Wnętrze to musi być też przytulne. Meble wchodzące w jego skład muszą mieć ciepłą barwę, muszą też być miękkie i wygodne. Warto też wyposażyć takowe wnętrza w na przykład jakieś ciekawe dodatki, jak dystrybutory wody. Warto też zadbać o prawidłowe ogrzanie takiego wnętrza. Musi ono być tak dobrane, aby nasi klienci i pracownicy odczuli komfort termiczny. Wszystkie te zabiegi są po to, aby prowadzenie biura księgowego było jeszcze bardziej opłacalne i wydajne. Jeśli bowiem zadbamy o jego wnętrze, klient będzie podświadomie myślał, że nasze biuro jest profesjonalnym, dbającym o klienta miejscem. Jest to nie tylko chwyt marketingowy. Prowadząc bowiem biuro księgowe trzeba pamiętać o tym, aby i nasi pracownicy czuli się wygodnie w jego wnętrzu. Inaczej nie będą pracować wydajnie i szybko – tak jak od nich tego oczekujemy.

Miła aparycja kluczem do sukcesu

Każdy chciałby być obsługiwany przez miły personel. Ta zasada dotyczy również biur księgowych. Wiele osób, wchodzących w skład tegoż personelu to osoby zadufane, które sprawiają wrażenie iż są ponad każdym, a szczególnie ponad petentem. Tymczasem taka polityka wobec klienta jest aż nazbyt niewłaściwa. Jak bowiem ma czuć się klient który widzi, że jest jedynie problemem dla personelu? Przecież osoba taka od razu pójdzie z tego właśnie biura, do konkurencji która przyjmie go serdecznie i z otwartymi ramionami. Odpowiedni stosunek do klienta jest tutaj na najwyższym miejscu. Tym bardziej, że klient ten jest często zaliczany do awangardy społecznej, dzięki czemu może on w nasze biuro księgowe włożyć naprawdę duże pieniądze. Miła i serdeczna obsługa to nie wszystko. Musi też być ona schludna i stosownie ubrana. Oczywiście nikt nie wymaga od księgowych wieku 25 lat i zgrabnej sylwetki, ale konieczne jest tutaj to, żeby wygląd personelu w żaden sposób nie napawał negatywnie klienta. Połączenie odpowiedniego wyglądu z miłą prezencją i uśmiechem na twarzy jest tym, co może zadecydować o dobrej lub też złej kondycji finansowej naszego biura księgowego. Nie jest tu wymagane odzienie za 1000 złotych. Przy pomocy znacznie tańszych i skromniejszych ubrań i dodatków można naprawdę zdziałać cuda ze swoim wyglądem. Brutalna prawda jest taka, że człowiek ocenia innego człowieka często po wyglądzie.

Cechy dobrego biura rachunkowego

Każde biuro rachunkowe aby odnieść sukces musi posiadać kilka cech. Są one decydujące w takiej działalności. Przestrzeganie ich gwarantuje mocne wybicie się na rynku. Warto więc kilka takich cech przytoczyć. Pierwszą z nich jest z pewnością solidność wykonywanej pracy. Powierzanie bowiem komuś księgowości swojej firmy jest powierzaniem tak jakby swojego majątku. Podmiot wykonujący takie usługi musi więc solidnie pracować, prowadzić przejrzystą ewidencję i kompetentnie doradzać w niektórych kwestiach. Jeśli tego zabraknie, możemy mieć wątpliwość co do dobrych intencji danego biura księgowego. Idealne biuro rachunkowe musi też charakteryzować się tym, że w jego skład wchodzą naprawdę kompetentne osoby. Można to sprawdzić chociażby podejmując z nimi rozmowy na tematy rachunkowo – księgowe, aby sprawdzić ich poziom wiedzy i znajomość zaktualizowanych przepisów. Wreszcie dobrze funkcjonujące biuro rachunkowe musi też być uczciwe. Jeśli bowiem będziemy prowadzić czyjąś księgowość teoretycznie jesteśmy w stanie wyprowadzić z jego majątku odpowiednie sumy pieniędzy. Warto więc pamiętać o tym, że uczciwość w takiej pracy bardzo dobrze się opłaca. Jeśli jesteśmy uczciwi, mamy większe prawdopodobieństwo na znalezienie lukratywnego kontraktu. Powyższe cechy są oczywiście niejedynymi, które powinno posiadać dobrze pracujące biuro księgowe. Niemniej jednak trzeba się ich trzymać, aby odnieść sukces na rynku.

Wady i zalety prowadzenia księgowości firmy

Nie od dziś wiadomo, że działalność biura księgowego nie jest zbyt łatwa. Boryka się bowiem ono z dużą ilością problemów, które mają związek z działalnością obsługiwanej firmy, czy też z zawiłością polskiego prawa. Niemniej jednak praca danego biura księgowego zależy również od wielkości obsługiwanej firmy. Jeśli bowiem dane biuro ma za zadanie obsługiwać bardzo duże przedsiębiorstwo, obsługa ta ze względu na ilość prowadzonych operacji gospodarczych może być bardzo trudna. Przedsiębiorstwo takie będzie bowiem prowadziło ogromną kartotekę pracowników, których szkolenia i badania lekarskie będą przez te biuro prowadzone. Prowadzenie księgowości dużej firmy to również ewidencja rozmaitych transakcji z kontrahentami, których duża firma będzie miała całą rzeszę. Jeśli zaś chodzi o małe przedsiębiorstwa, często kilkunastoosobowe, to prowadzenie ich księgowości może na pierwszy rzut oka być łatwiejsze. Ilość ich kontrahentów, transakcji i operacji gospodarczych rzeczywiście będzie mniejsza. Jednakże warto dodać, że małe firmy często w naszym kraju prowadzą duże roszady wśród pracowników. Często są oni zatrudniani na krótkie okresy czasu, co wymaga sporządzenia dodatkowej umowy o pracę. Również kartoteka pracowników będzie się bardzo często zmieniać, co również nie pozwoli na łatwe prowadzenie księgowości tejże firmy. Prowadzenie więc usług księgowych dla każdego przedsiębiorstwa nastręcza wiele problemów, z którymi jednak trzeba sobie umieć radzić.

Oprogramowanie biur księgowych

Każde biuro księgowe musi korzystać z możliwie najlepszego oprogramowania. Bez niego nie ma żadnej możliwości by efektywnie i szybko pracować. Komputery, które jeszcze niedawno raczkowały, dziś bardzo szybko wkradają się do rozmaitych firm znacznie przyspieszając ich pracę. Prowadzenie biura księgowego wymaga dwóch rodzajów oprogramowania. Pierwsze z nich to programy które wiążą się z bezpośrednią działalnością danego biura. Są to rozmaite programy rachunkowo – księgowe, które zawojowały dzisiejszy rynek informatyki rachunkowej. Ich wydajność a także przejrzystość gwarantuje szybką pracę księgowych i zminimalizowanie ryzyka błędu, który może wystąpić podczas korzystania ze źle funkcjonującego programu księgowego. Drugim rodzajem oprogramowania, które możemy znaleźć w biurze księgowym jest oprogramowanie, które nie jest co prawda związane z bezpośrednią działalnością danego biura, lecz do szybkiej i wydajnej pracy jest bardzo potrzebne. Są to rozmaite sterowniki sprzętu biurowego, łącza internetowe, klienty poczty itd. Ich funkcjonowanie przyspieszy więc obieg dokumentów w biurze, komunikację między działami itp. Przykładem na to może być stosowanie niektórych popularnych komunikatorów internetowych, do komunikacji pomiędzy poszczególnymi pracownikami danego biura księgowego, często znajdującymi się w dużym oddaleniu od siebie. Programy informatyczne są więc bardzo istotne w zakresie pośrednim jak i bezpośrednim, w kontekście funkcjonowania biura.

Specyfika pracy w biurze księgowym

Praca w biurze księgowym mogłaby się wydawać spokojną i bezstresową. Tymczasem jest to praca bardzo stresująca i odpowiedzialna. Angażuje ona też intelektualnie w bardzo dużym stopniu. Dlatego więc warto dokładnie zastanowić się, czy twierdzenie że praca w takim biurze to lenistwo za duże pieniądze nie jest przypadkiem krzywdzącym stereotypem. Praca w biurze księgowym wymaga bowiem umiejętności szybkiego podejmowania decyzji z jednoczesnym darem do momentalnego przetwarzania informacji. Wnętrze biura księgowego często przypomina ul. Pracownicy i pracownice tegoż biura często uwijają się z różnymi dokumentami, pragnąc aby dotarły one jak najszybciej do swego odbiorcy. Praca w takim biurze to również wysiłek intelektualny. Znajomość całości polskiego, zresztą bardzo skomplikowanego prawa podatkowego nie jest prostym zadaniem. Wręcz przeciwnie, zmusza ona danego pracownika do częstych uaktualnień posiadanej wiedzy, co z pewnością nie jest niczym łatwym ani przyjemnym. Pracownik biura księgowego musi się nauczyć pracować jak najwydajniej, aby móc przynosić jak największy zysk dla swej firmy. Musi on też odznaczać się dużą kulturą osobistą. Nie może być bowiem tak, że klient przychodzący do nas będzie nas widział w niechlujnym ubiorze, bądź też nieciekawie pachnących czy wyglądających. Pracując w takim biurze również i my musimy być marketingowi, aby zachęcać klienta do odwiedzenia nas.

Biuro księgowe a marketing

Żadne biuro księgowe nie może funkcjonować bez pieniędzy od swoich klientów. Dlatego bardzo ważne jest to, żeby w jakiś sposób mogło one do siebie ich przyciągnąć. Jakie więc posunięcia marketingowe winno wykonać takie biuro księgowe, aby odnieść sukces? Z pewnością bardzo istotne jest to, żeby posiadać dużą renomę na rynku. Każdy zadowolony klient, a konkretnie firma będzie starała się rozreklamować nasze biuro księgowe. Będzie bowiem polecało nas innym, często swoim znajomym i przyjaciołom. Warto też zatrudnić na stanowiskach pracowników z odpowiednio dużym wykształceniem. Dzięki temu nasze biuro księgowe będzie mogło kształcić nowych i doświadczonych księgowych, a nie jedynie opierać się na niedoświadczonych księgowych dopiero co wchodzących na rynek pracy. Dobrej jakości biuro księgowe musi też współpracować z innymi podmiotami, aby odnieść sukces. Przykładem takiej współpracy może być chociażby złożenie zamówienia przez takie oto biuro firmie informatycznej, która wykona dla nas daną stronę WWW. Strona ta, odpowiednio stworzona i pozycjonowana będzie dawała szansę na przyciągnięcie uwagi wielu innych, potencjalnych klientów. W swej polityce marketingowej biuro księgowe powinno też inwestować w swój wygląd. Jeśli w jego wnętrzu będziemy czuć się bezpiecznie, przytulnie i komfortowo, z pewnością będziemy częściej je odwiedzać i korzystać z jego usług. Dzięki temu na pewno dane biuro księgowe podniesie swoje obroty.

Na czym polega działalność biura księgowego?

Biuro księgowe, to miejsce w którym prowadzi się bardzo wiele czynności. Biuro takie jest przedsiębiorstwem, które ma za zadanie obsługiwać firmy w zakresie przedsiębiorczości, kadr i księgowości. Biuro księgowe zatrudnia specjalistów w zakresie księgowości, dzięki czemu firma która korzysta z jego usług nie musi przejmować się prowadzeniem dokumentacji, kadr, księgowości, ksiąg rachunkowych itd. W biurze księgowym rozliczane są zwykle małe i średnie przedsiębiorstwa. Z jego usług korzystają też chętnie podmioty gospodarcze, które dopiero rozpoczynają swą działalność. Jest to bardzo wygodne dla nich, ponieważ pozwala to na zajęcie się własnymi sprawami organizacyjnymi, a nie jedynie księgowością i aktami pracowników. Praca biura księgowego jest trudna i skomplikowana. Dlatego też wymaga ona dużego wynagrodzenia. Decydując się na taką formę prowadzenia własnej księgowości, liczmy się z tym że będzie ona dosyć kosztowna. Wiadomo jednakże nie od dziś, że wygoda i czas również kosztują. Każde biuro księgowe dosyć drogo wycenia swoje usługi, gdyż muszą one być świadczone na najwyższym poziomie. Jeśli więc zastanawiamy się nad tym, aby takie biuro księgowe założyć, zastanówmy się kilkakrotnie zanim to zrobimy. Jest to bowiem trudny i wyczerpujący kawałek chleba, wymagający znajomości wielu przepisów prawnych i rachunkowych. Prowadzenie takiego biura w nieodpowiedzialny sposób może doprowadzić do strat nasze biuro, a także naszych klientów.

asdasdadsasd